1. Prowadzisz stałą korespondencję z firmami lub pracownikami? Dodajcie się do książki adresowej! Dodanie adresu do listy ułatwi przepuszczanie wiadomości e-mail z tego adresu przez filtry antyspamowe.

2. Mieszaj grafiki z tekstem. Dobra praktyka pisania maili to 60% tekstu i 40% objętości wiadomości przeznaczonej na zdjęcia. To zmniejsza prawdopodobieństwo, że twoja wiadomość zostanie uznana za spam.

3. Umieść tekst alternatywny dla wysyłanych obrazów. Dzięki tej funkcji odbiorca, który ma wyłączony podgląd grafiki z e-mail zobaczy przynajmniej zawarty przez ciebie opis.

4. Unikaj wysyłki większej ilości maili na jedną domenę. Jeśli wysyłasz kilkadziesiąt wiadomości do jednej firmy – zrób to partiam, najlepiej w kilkudniowych odstępach. W ten sposób twoja aktywność nie zostanie odebrana przez mechanizmy antyspamowe jako podejrzane działania.

5. Nie wysyłaj wiadomości o dużych rozmiarach. Jeśli chcesz przesłać większe ilości danych, są na to zdecydowanie lepsze sposoby np. za pomocą Microsoft SharePoint czy podobnej usługi.

6. Unikaj słownictwa uznanego powszechnie jako podejrzana treść. Z pewnością nie raz dostałaś/łeś takiego maila, więc nietrudno jest wyłapać słownictwo, jakiego lepiej nie używać 🙂

7. Uważaj na temat swojej wiadomości e-mail. Nietypowa treść tematu jak na przykład ###, $$$, WIELKIE LITERY mogą sprawić, że twoja wiadomość zniknie w folderze „Spam” albo zostanie oznaczona przez odbiorcę, jako taki typ wiadomości.

Mimo zastosowania się do powyższych zasad twoje wiadomości wpadają do SPAMU?

Skontaktuj się z Twoim dostawcą usług pocztowych. Jeśli Twoje wiadomości e-mail nie docierają do odbiorców lub są oznaczane jako spam, skontaktuj się z dostawcą poczty, takim jak Gmail czy Outlook, aby dowiedzieć się, czy twoja domena przypadkiem nie znalazła się na ich czarnej liście. Często dostawcy usług mają własne mechanizmy blokowania lub oznaczania podejrzanych domen. 

Jak sprawdzić, czy moja domena nie wpadła do czarnej listy?

Skorzystaj z narzędzi online, które umożliwiają sprawdzenie, czy twoja domena jest na czarnej liście. Jednym z popularnych narzędzi jest Blacklist Check. Wprowadź adres domeny i sprawdź. Narzędzie wyświetli ci blacklisty, na których może być umieszczona twoja domena (o ile tak się stało).

Co jednak zrobić, jeśli domena znalazła się na Czarnej Liście?

Najprościej poprosić o usunięcie z niej. Jeśli skorzystałeś/łaś z powyższego narzędzia i wiesz już, że twoja domena jest oznaczona jako podejrzana na konkretnej liście –  skontaktuj się z jej właścicielem i poproś o usunięcie z czarnej listy. Większość z nich ma procedury odwoławcze, których można użyć w celu naprawienia sytuacji 🙂

Drugi sposób – zadbaj  o reputację swojej domeny!

Wysyłaj treści wartościowe oraz istotne dla swoich odbiorców. Unikaj wysyłania spamu lub nadmiernego przesyłania nieistotnych wiadomości. Dbałość o jakość wysyłanych treści pozytywnie wpływa na reputację domeny. 

Zadbaj o zgodność z prawem. Przestrzegaj przepisów dotyczących marketingu elektronicznego i ochrony danych osobowych, takich jak RODO. Uzyskaj zgodę od odbiorców na wysyłanie wiadomości e-mail i umożliwiaj im łatwe wycofanie zgody w każdej chwili. Pamiętaj, że niewłaściwe praktyki mogą prowadzić do skarg i umieszczenia domeny na czarnej liście. 

Skanuj swoją stronę pod kątem złośliwego oprogramowania i podejmij odpowiednie działania naprawcze. Warto zadbać by ruch na twojej stronie internetowej był stale monitorowany. Jeśli strona powstała w oparciu o system CMS to zaleca się zainstalowanie pluginu ochronnego, jak np.WordFence, który dba o aktualność twoich wtyczek lub motywów oraz sprawdza kto loguje się bądź spróbował się zalogować na zaplecze twojej strony. 

Regularnie sprawdzaj, czy twoja domena nie znajduje się na czarnej liście. Skorzystaj z dostępnych narzędzi do monitorowania reputacji, które przeprowadzą skanowanie różnych czarnych list i powiadomią cię, jeśli zostaniesz na nich umieszczony. Wczesne wykrycie problemów pozwoli ci szybko zareagować lub nawet nie dopuścić do wpadnięcia na blacklistę.

Zabezpiecz swoją domenę. Upewnij się, że twoja domena jest odpowiednio zabezpieczona przed nieautoryzowanym dostępem i atakami. Regularnie aktualizuj oprogramowanie, korzystaj z silnych haseł, stosuj certyfikaty SSL i monitoruj ewentualne nieprawidłowości na swojej stronie internetowej. 

Podsumowanie

Duża ilość wysyłanych maili to spore ryzyko, że któraś z nich zostanie uznana za spam. Zastosowanie się do powyższych rad, zdrowy rozsądek i świadomość różnych zagrożeń to spora gwarancja, że nic takiego nigdy się nie wydarzy. A jeśli jednak wpadniesz na czarną listę – nie ma powodów do paniki. Szybka reakcja i podjęcie działań pozwoli ci przywrócić reputację swojej domeny. Wiadomości e-mail to przecież nieodzowny element pracy większości z nas 🙂