Outsourcing IT – tak, czy nie? 6 aspektów, które musisz przemyśleć zanim zdecydujesz się na firmę zewnętrzną. 

Inwestycja w dobry dział IT kierowany przez specjalistów jest z punktu widzenia właściciela firmy zarówno potrzebnym, jak i zbędnym wydatkiem. No bo co Ci informatycy właściwie robią? Za co chcą tyle pieniędzy? Chyba żadna firma obecnie nie działa bez choćby najmniejszego udziału teleinformatyki. Czasy pandemii dość mocno położyły nacisk na rozwój technologiczny organizacji (w tym w kwestii możliwości pracy zdalnej). Coraz więcej firm pozwala pracownikom na pracę z domu, jednak wymaga to od nich nieco gimnastyki, aby taką formę umożliwić. Firma rośnie, potrzeby pracowników ewoluują, tak więc stajesz przed wyborem który być może będzie miał duży wpływ na pozycję Twojej firmy w przyszłości. 

Chcesz by Twoja firma była kojarzona z rozwojem, nie z szefem który oszczędza na wszystkim i na wszystkich. Chcesz zainwestować w lepszy dział IT w swojej firmie. I co dalej? Musisz wybrać – tworzysz lub powiększasz swój firmowy dział IT albo oddajesz się w ręce firmy zewnętrznej.  
 
Zanim zdecydujesz, przeczytaj o 6 najważniejszych naszym zdaniem aspektach. Musisz zwrócić na nie uwagę, chodzi w końcu o to by wybrać jak najlepszą opcję.  

1. Czy wybrana przez Ciebie firma ma doświadczenie w Twojej branży?
Jeśli prowadzisz biuro księgowe czy sklep internetowy, nie potrzebujesz firmy, która działa tylko w branży beauty. Zwróć uwagę dla jakiego sektora działa wybrana firma IT. Potrzebujesz tylko HelpDesku i hostingu? Znajdź firmę, która się tym zajmuje. Dzięki temu nic was nie zaskoczy.

Jeśli firma IT, nad którą się zastanawiasz ma inny profil działalności, być może wasza współpraca nie będzie tak efektywna jak tego oczekujesz. Doświadczenie z branży da Ci nie tylko dopasowaną opiekę specjalistów. Zyskujesz spokój i wiesz, że pracujesz z ludźmi którzy znają się na rzeczy.  

2. Bezpieczeństwo.
Powierzenie firmowych danych firmie zewnętrznej to zawsze pewne ryzyko. Upewnij się więc jak wybrana firma chroni dane i jakie środki bezpieczeństwa stosuje.Tej kwestii zdecydowanie nie możesz pominąć. Ewentualny wyciek danych naraża Cię nie tylko na karę finansową od np. UODO ale także utratę reputacji Twojej organizacji. Kiepska perspektywa, zwłaszcza jeśli Twoja firma jest mała albo działa w małej miejscowości. 

Firma, która unika odpowiedzi na pytania o bezpieczeństwo powinna uruchomić Twoją czujność. Bezpieczeństwo w branży IT to podstawa. Wybierz dostawcę, który nie boi się trudnych pytań.

3. Komunikacja między Tobą a firmą zewnętrzną.
Podstawą dobrej współpracy jest to, czy macie wspólny język. Tylko tak wasza współpraca będzie efektywna. Nie ma sensu powierzać jakichkolwiek prac firmie, z którą nie możecie się dogadać.

Sprawdź również to, w jaki sposób możesz zgłosić firmie awarię. Dostępność różnych kanałów komunikacji to duży plus. Nie wyobrażamy sobie na przykład współpracy z firmą, która narzuca zgłoszenia tylko jednym sposobem.  Sprawna komunikacja między Tobą a dostawcą usług IT jest kluczowa chociażby dla zachowania gwarancji zapisów w umowie. Wyobraź sobie, że masz awarię internetu w całym mieście, a zgłosić ją możesz tylko mailowo. Nie zapisałaś/łeś adresu na prywatnej komórce.. I pojawia się problem. Drugi kanał komunikacji np.telefonicznie ratuje sytuację.  

4. Koszty.
Temat pieniędzy jest zawsze trudny, ale w tym przypadku trzeba go poruszyć. Określ dokładnie, jaki zakres usług Cię interesuje – dzięki temu firma będzie mogła podać Ci miesięczną kwotę, jaką musisz zapłacić za realizację.

Polecamy porównać kwoty u różnych dostawców. Nie zawsze drożej znaczy lepiej. Dobrze poprowadzony outsourcing usług IT wskaże Ci także elementy, na których możesz oszczędzić. Do tego jednak potrzebny będzie audyt – będzie to temat kolejnego wpisu. 
Dział IT to zdecydowanie nie jest miejsce na oszczędności – tutaj liczy się jakość usług i doświadczenie. Przy wyborze warto sugerować się nie ceną a dostępnością specjalistów i pakietem usług, który odpowiada Twojej firmie. Nie ma sensu płacić za coś, z czego nie skorzystasz. 

5. Czas.
Dużym plusem outsourcingu, jest dostęp do już wyszkolonych specjalistów praktycznie od ręki. Nie musisz tworzyć osobnego działu, prowadzić rekrutacji i czekać na rozwój swoich pracowników np. z poziomu początkującego do specjalisty.
Podpisujesz umowę i od razu możesz działać w obszarach, które Cię interesują.  Czas to pieniądz, wiemy o tym doskonale. 

 6. Umowa.
Dobrze skonstruowana umowa zapewnia spokój współpracy. Zadbajcie o to, aby zapisy w umowie były sprawiedliwe, ale konkretne.

Co powinna zawierać umowa? 

– zakres świadczonych usług (wiesz co firma będzie dla Ciebie robić) 

– koszt miesięczny i ewentualne opłaty dodatkowe (wiesz ile zapłacisz, żadna faktura Cię nie zaskoczy) 

– SLA czyli Service Level Agreement (ten zapis to gwarancja świadczenia poszczególnych usług na odpowiednim poziomie np. gwarantujemy, że Twoja poczta będzie działać 24/7) 

– maksymalny czas reakcji na zgłoszenie (określa, ile czasu ma firma aby zareagować na Twoje zgłoszenie np. awarii) 

– maksymalny czas rozwiązania (określa, w jakim czasie firma gwarantuje usunięcie np. awarii) 

– kary umowne dla obu stron umowy (chociaż w praktyce stosuje się je rzadko, warto aby takie zapisy widniały, zabezpieczacie w ten sposób swoje interesy) 

– cel i zakres przetwarzania danych (wiesz jakie dane i po co będą przetwarzane podczas współpracy) 
 
Oczywiście, gdybyśmy chcieli znajdziemy jeszcze kilka ważnych spraw do przemyślenia. Każdy z Was, jako szef firmy będzie kładł nacisk na zupełnie inne kwestie. Wybór dostawcy outsourcingu IT to nie taka prosta sprawa i na pewno nie polecamy decyzji na gorąco. Sprawdźcie różne oferty, porównajcie koszty, zakres. Dopiero wtedy będziecie mieli jasny pogląd na sytuację i podejmiecie słuszną decyzję.  

 Przed określeniem zakresu prac, jakie miałaby wykonać zewnętrzna firma IT należy – według Nas – wykonać audyt infrastruktury informatycznej twojej firmy.  Czym jest audyt IT i po co się go wykonuje? Sprawdź link poniżej i dowiedz się więcej!

Artykuł autorstwa:

Patrycja Ostrowska

Audyt - dlaczego warto go zrobić przed podjęciem współpracy?

Przejdź do wpisu i przeczytaj jak przygotować swoją firmę na audyt infrastruktury IT.